Zmiany w kodeksie pracy w roku 2019
Od 1 stycznia 2019 roku zmienią się zasady dokonywania wypłat wynagrodzeń. Podstawową formą stanie się bowiem wpłata na konto bankowe pracownika. Na pracodawcy z kolei ciążyć będą nowe obowiązki informacyjne. Do tej pory podstawową formą wypłaty wynagrodzenia zapisaną w Kodeksie pracy była wypłata do rąk własnych. I choć większość pracowników otrzymuje przelewy na konto, to nie zostało to znowelizowane w Kodeksie.
Od nowego roku pracownik będzie miał trzy opcje: wypłata na konto, wypłata na podstawowy rachunek bankowy oraz wypłata do rąk własnych. Podstawowy rachunek płatniczy umożliwia otrzymywanie wpływów z tytuły dochodów lub innych świadczeń. Obowiązek zakładania tego typu kont mają banki od sierpnia 2018 r. Są one zupełnie darmowe: nie zapłacimy więc ani złotówki ani za uruchomienie konta ani za jego prowadzenie. Formę gotówkową wynagrodzenia będzie mógł przyjąć jednak tylko wtedy, gdy złoży on u pracodawcy specjalny wiosek – będzie mógł mieć on postać pisemną lub elektroniczną.
Nowa forma dokumentacji pracowniczej
Od 1 stycznia pracodawcy otrzymują również możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Do tej pory podstawową formą była forma papierowa. Część pracodawców dodatkowo prowadziła ją w formie elektronicznej. Od nowego roku e-dokumentacja będzie równoważna z tą tradycyjną, a pracodawca będzie mógł wybrać jedną formę. W sytuacji, w której pracodawca zdecyduje się na zmianę dokumentacji papierowej na elektroniczną, pracownik będzie miał możliwość odbioru poprzedniej dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od daty przekazania przez pracodawcę informacji na temat dokonywanej zmiany w dokumentacji pracowniczej, o czym pracownik będzie musiał być uprzednio poinformowany.
Obowiązkiem pracodawcy od 1 stycznia 2019 będzie przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Zmiany w okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej
Zmianie ulega również okres przechowywania dokumentacji pracowniczej i będzie on wynosić 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy zostanie rozwiązany lub wygaśnie. Jednak okres ten będzie wydłużony w przypadku, gdy dokumentacja będzie stanowić dowód w postępowaniu lub dokumentacja ta być może będzie stanowiła dowód w postępowaniu. Ustawodawca wskazuje na wystąpienie dwóch sytuacji, które spowodują, że dokumentację pracowniczą trzeba będzie przechowywać dłużej, tj.
– pracodawca będzie stroną postępowania wtedy będzie zobowiązany przechowywać tę dokumentację pracowniczą do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania;
– pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – w takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuży się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca będzie zobowiązany powiadomić, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.
Zmianie ulegną także świadectwa pracy. Od 1 stycznia 2019, pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi dodatkowe informacje o:
– okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czyli okresie wynoszącym 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (chyba, że ze względu na postępowanie – okres ten ulegnie wydłużeniu);
– możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
– zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
Pracodawca będzie musiał pamiętać o bezwzględnym obowiązku zniszczenia dokumentacji pracowniczej w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór przez pracownika tej dokumentacji, co oznacza, że w terminie 12 miesięcy będzie musiał trwale zniszczyć dokumentację pracowniczą.